Slik planlegger du en kontorflytting som holder virksomheten i gang med minst mulig avbrudd.
En kontorflytting handler om mer enn å flytte bord og stoler. For mange bedrifter er nedetid ensbetydende med tapt omsetning, og derfor er god planlegging avgjørende for at flyttingen skal gå smertefritt. Her går vi gjennom hvordan du planlegger en bedriftsflytting med minst mulig forstyrrelse for driften.
Start planleggingen i god tid – gjerne 2-3 måneder før flyttedatoen for mindre kontorer, og enda tidligere for større virksomheter. Definer hvilke funksjoner som må være operative kontinuerlig, og hvilke som tåler et kort avbrudd.
Mange bedrifter velger å flytte i helger eller på kveldstid for å redusere nedetid på IT-systemer og unngå at ansatte mister arbeidsdager. Et flyttebyrå med erfaring fra kontorflytting kan hjelpe med å legge en effektiv timeplan for hele prosessen.
Tips: Merk alt IT-utstyr og kabler tydelig, og lag en enkel plantegning over hvor ting skal plasseres i de nye lokalene. Det sparer mye tid ved oppkobling.
Prisen avhenger av kontorets størrelse, mengde utstyr og om flyttingen skjer på kveld eller helg. Mindre kontorflyttinger kan prises på samme nivå som en stor privat flytting, mens større virksomheter med spesialutstyr bør innhente skreddersydd tilbud. Be alltid om befaring for et konkret pristilbud, og vær tydelig på tidspress og eventuelle krav til nedetid.
Informer ansatte tidlig om flyttedato, ny adresse og eventuelle endringer i rutiner. Oppdater også adresse hos leverandører, kunder og i offentlige registre, og husk å melde endring av forretningsadresse der det er relevant.
For mindre kontorer anbefales det å starte planleggingen 2-3 måneder før, mens større virksomheter bør starte enda tidligere for å sikre god koordinering av IT og logistikk.
Planlegg flyttingen av servere og nettverksutstyr til kveld eller helg, sikre backup på forhånd, og test alt utstyr i de nye lokalene før normal drift gjenopptas.
Mange flyttebyråer har erfaring med sikker transport av IT-utstyr, men det anbefales å samarbeide tett med egen IT-leverandør for oppsett og testing.
Helg eller kveld er ofte å foretrekke for å minimere forstyrrelser i normal arbeidstid, spesielt for bedrifter med kundekontakt eller produksjon.
Det varierer mye med størrelse og kompleksitet. Be om befaring og skreddersydd tilbud fra flyttebyråer med erfaring fra kontorflytting for et konkret prisestimat.